Poslovna komunikacija: najčešće greške u pisanju mailova

Iako imamo različite oblike poslovne komunikacije, mailovi su jedan od najčešćih oblika. Na dojam koji ćemo ostaviti u usmenoj komunikaciji najviše utječe neverbalna komunikacija, sadržaj poruke neznatnih 7%. 

Međutim, u pisanoj komunikaciji poznavanje osnovnih gramatičkih pravila, poštovanje prema osobi kojoj se obraćamo i struktura maila, ostavit će snažnu sliku i dojam. U nastavku ti donosimo najčešće greške u poslovnoj komunikaciji kroz pisanje mailova koje trebaš izbjegavati.

Mail bez naslova

Koliko si puta poslao/la mail, a da nisi stavio/la naslov maila tj. predmet (subject)?

Naslov je prva stvar koju netko pročita kada dobije mail i često može utjecati na to kada ćemo mail pročitati ili hoćemo li ga pročitati uopće.

Naslov maila direktan je pokazatelj hitnosti i bitnosti tvoje poruke. Tako će osoba lakše pronaći tvoj mail u moru mailova koji joj redovito pristižu. 

Također, naslov može poslužiti da lakše odredimo prioritete među mailovima. 

Ako u naslovu stoji “zajednički sastanak iznenadna promjena termina” ili “hitna molba za pomoć”, znat ćeš da su ti mailovi prioritetni u odnosu na mail “promotivna akcija” ili “bez predmeta”.

Trebaš znati s kim imaš posla

Prema Albertu Mehrabianu, na komunikacijske ishode tek 7% utječu naše izgovorene riječi, ton kojim je odaslana poruka 38%, a govor tijela ima najveći utjecaj čak 55%.

Ipak, u pisanoj komunikaciji način na koji se obraćamo osobi kojoj šaljemo mail i ponavljanje pravopisnih grešaka ostavit će jednako snažan dojam kao da je riječ o neverbalnim elementima u usmenoj komunikaciji.

Najvažnija stvar koju trebaš znati prilikom pisanja maila je kome se zapravo obraćaš.

Ako mail šalješ osobi s kojom prvi puta komuniciraš onda se uvijek trebaš obraćati s “poštovani/poštovana”. 

Nipošto nemoj pisati “štovani/štovana”. 

Štovanje je izraz koji se koristi za veličanje/štovanje nekog božanstva, ne osobe.

Bilo bi poželjno znati ime i/ili prezime osobe kojoj upućuješ mail i dodati “gospođo/gospodine”.

Skraćenice kao što su “gđo/gđice/gdine”, treba izbjegavati. 

Obraćanje osobi koristeći njeno ime/prezime dobar je pokazatelj da si istražio/la osobu kojoj se javljaš, želiš uspostaviti osobniju komunikaciju, a ujedno je i izraz poštovanja. 

Nakon što si napisao/la uvod, nastavljaš malim pisanim slovom nakon zareza, bez obzira na to što je drugi redak. Potom odmah daješ do znanja osobi tko si/u ime koje organizacije se javljaš i sl.

Ako se obraćaš jednoj osobi onda se “Vi” piše velikim početnim slovom, ako se obraćaš više ljudi onda malim. U slučaju da nisi siguran/na je li riječ o jednoj ili više osoba onda je “vi”  bolje napisati malim slovom.

Primjer: 

Poštovana gospođo Ivić,

javljam Vam se u ime Inkubatora izvrsnosti.

Struktura maila

Sadržaj poruke potrebno je podijeliti na manje odlomke:

• Uvodni pozdrav
• Predstavljanje
• Razlog javljanja/ ključne informacije
• Očekivanja
• Zahvala 
• Pozdrav

Nakon što se ukratko predstaviš, ne dulje od dvije rečenice, poželjno je koristiti linkove na tvoje relevantne stranice/društvene mreže i sl., da osoba ako je zainteresirana pročita više. Nakon toga odmah trebaš prijeći na bit stvari. Razlog zbog kojeg se javljaš. Bilo da je riječ o molbi za posao, pozivu na suradnju i sl.

 U tom dijelu treba biti jasan i direktan.

Ako imaš neke važne datume navedi ih, ako osoba treba pronaći neke tvoje dokumente i poslati ih, navedi točne nazive i svoje podatke koje treba znati. Ako se javljaš za potencijalnu suradnju, navedi kada/do kada i o čemu je točno riječ.

Glede očekivanja, osobi trebaš naglasiti do kada očekuješ njen odgovor.

Primjer:

“…željeli bismo ostvariti suradnju s Vama. U slučaju da ste zainteresirani, molila bih Vas odgovor do xy datuma.”

Nemoj odmah apsolutno sve informacije stavljati u središnji dio maila.

Ako imaš neki pdf/brošuru i sl, priloži ga u privitku maila, a u mailu samo ključne informacije. Ako nemaš nikakav uručak, predloži osobi da se u slučaju zainteresiranosti čujete za više informacija (putem Zoom-a, uživo, telefonski i sl.)

Naglasi do kada očekuješ potvrdan odgovor, zahvali i pozdravi osobi i potpiši se.

P.S Kada zahvaljuješ nije potrebno pisati “zahvaljujem se”, nego “unaprijed zahvaljujem” ili “zahvaljujem na odgovoru”.

Izraz “zahvaljujem se”, koristimo kada nešto želimo odbiti. 

Primjer:

“Zahvaljujem se na pozivu”, u prijevodu znači: “Neću moći doći.”

P.P.S Kada pišeš pozdrave, piše se “lijep pozdrav”, a ne “lijepi pozdrav”.

P.P.P.S Uz svoje ime na kraju možeš dodati i svoj kontakt (mail/telefon) da te osoba može lakše dobiti.

Za provjeru grešaka može ti pomoći stranica Ispravi.me – powered by Hašek – Hrvatski akademski spelling checker.

Ako želiš naučiti više o poslovnoj komunikaciji i drugim vještinama privatne i poslovne komunikacije, prijavi se na našu online edukaciju Komunikacijske vještine.