Godinama kroz svoje obrazovanje učimo hrvatski, matematiku, geografiju, fiziku, kemiju, povijest, strane jezike… ali rijetko tko ima priliku naučiti nešto o poslovnoj komunikaciji koja će svakome zatrebati nekad u životu, barem kod traženja posla.
Zato je Inkubator izvrsnosti u sklopu projekta “Izvrsnost je u tebi, izgradi ju s nama” odlučio učenicima srednjih škola osigurati između ostalih i radionicu Poslovne komunikacije.
Projekt je u potpunosti financiran sredstvima iz Europske unije, a radionice za učenike srednjih škola provodi Inkubator izvrsnosti u suradnji s Europskom unijom i programom Europskih snaga solidarnosti s ciljem poticanja njihovog osobnog i profesionalnog razvoja.
Iako postoje različiti oblici poslovne komunikacije, baziraili smo se na pisanoj komunikaciji mailom, s obzirom na to da su mailovi jedan od najčešćih komunikacijskih kanala.
Tako treba upozoriti na najčešće greške:
Mail bez naslova
Naslov je prva stvar koju netko pročita kada dobije mail i često može utjecati na to kada ćemo mail pročitati ili hoćemo li ga uopće pročitati. Naslov maila direktan je pokazatelj hitnosti i bitnosti poruke. Također, naslov može poslužiti da lakše odredimo prioritete među mailovima.
Kome se obraćamo?
Ako mail šaljemo osobi s kojom prvi puta komuniciramo onda se uvijek trebamo obraćati s “poštovani/poštovana”. Također bi bilo poželjno znati ime i/ili prezime osobe kojoj upućujemo mail i dodati “gospođo/gospodine”.
Nakon uvoda, nastavljamo malim pisanim slovom nakon zareza, bez obzira na to što je drugi redak. Potom odmah dajemo do znanja osobi tko smo i u ime koje organizacije se javljamo.
Struktura maila
Sadržaj poruke potrebno je podijeliti na manje odlomke:
Uvodni pozdrav
Predstavljanje
Razlog javljanja/ ključne informacije
Očekivanja
Zahvala
Pozdrav
Nakon kratkog predstavljanja (ne dulje od dvije rečenice), poželjno je koristiti linkove na relevantne stranice/društvene mreže i sl., da osoba ako je zainteresirana pročita više. Nakon toga odmah treba prijeći na bit stvari tj. razlog zbog kojeg se javljamo. Bilo da je riječ o molbi za posao, pozivu na suradnju i sl. U tom dijelu treba biti jasan i direktan.
Naglasi do kada očekuješ potvrdan odgovor, zahvali i pozdravi osobu i potpiši se.
Na što posebno paziti?
Nipošto ne smojemo pisati “štovani/štovana”. Štovanje je izraz koji se koristi za veličanje/štovanje nekog božanstva, ne osobe.
Skraćenice kao što su “gđo/gđice/gdine”, treba izbjegavati.
Kada pišemo pozdrave, piše se “lijep pozdrav”, a ne “lijepi pozdrav”.
I za kraj…
Prema Albertu Mehrabianu, na komunikacijske ishode tek 7% utječu naše izgovorene riječi, ton kojim je odaslana poruka 38%, a govor tijela ima najveći utjecaj čak 55%.
Ipak, zapamti da u pisanoj komunikaciji način na koji se obraćamo osobi kojoj šaljemo mail i ponavljanje pravopisnih grešaka ostavit će jednako snažan dojam kao da je riječ o neverbalnim elementima u usmenoj komunikaciji.
*Financirano sredstvima Europske unije. Iznesena mišljenja i stavovi odražavaju isključivo stav autora i ne moraju se podudarati sa stavovima Europske unije ili Agencije za mobilnost i programe EU. Ni Europska unija ni tijelo koje dodjeljuje bespovratna sredstva ne mogu se smatrati odgovornima za njih.*